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Cómo crear y configurar Usuarios en Sage 200 y Sage Despachos Connected

[dt_gap height=”10″ /] La mayoría de las empresas están organizadas por diferentes departamentos: Administración, compras, ventas, marketing, RRHH…

Por lo que será necesario definir los permisos de cada uno de los Usuarios para que puedan visualizar únicamente lo que corresponde a su departamento o función.[dt_gap height=”20″ /]

[dt_gap height=”40″ /] CREAR USUARIO NUEVO

[dt_gap height=”20″ /]Antes de crear un Usuario nuevo, debes preparar los permisos y seguridad que tendrá ese Usuario.

[dt_gap height=”10″ /]Para ello deberemos acceder tanto a nuestro Sage 200 o Sage Despachos Connected siempre con el Usuario de administrador (Tiene todos los permisos de configuración) y crear lo siguiente:

[dt_gap height=”30″ /] PERFIL

[dt_gap height=”10″ /]A través del perfil definiremos las empresas y accesos que va a tener ese Usuario nuevo que vamos a crear.

[dt_gap height=”10″ /]En nuestro caso práctico, crearemos un perfil: curso 2: [dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]No marcaremos la opción de ‘’Restringir todas las opciones de menú’’, ya que lo haremos posteriormente.

[dt_gap height=”30″ /] SEGURIDAD

[dt_gap height=”10″ /]Si queremos visualizar todas las empresas en ese perfil para poder configurar los permisos en cada una de ellas, deberemos ir a Administración/ Consola de administración/ Aplicación/ Cuestionarios/ Configuración de la plataforma/ Seguridad por empresa: Sí:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]Una vez permitido la visualización de todas las empresas por perfil podremos definir los permisos que queremos que tenga ese perfil:

[dt_gap height=”30″ /]Accesos a empresas

Seleccionaremos únicamente las empresas que queremos que pueda acceder a través de: Administrador/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Empresas/ Seleccionar perfil (En nuestro ejemplo: curso 2) y quedarán marcadas únicamente las empresas a las que queramos que tenga acceso.

[dt_gap height=”10″ /]En nuestro ejemplo deseleccionaremos la última empresa, ya que no queremos que tenga acceso a ella: [dt_gap height=”10″ /] 

[dt_gap height=”30″ /]Funciones por empresas

Para configurar las opciones de menú que no queremos que le aparezca al Usuario iremos a: Administrador/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Menú/ Seleccionar perfil (En nuestro ejemplo: curso 2) y marcaremos “No” con doble click en las opciones de menú para cada una de las empresas.

[dt_gap height=”10″ /]En nuestro ejemplo, le marcaremos que No queremos que le aparezca el acceso a: Configuración dentro de Administración de la empresa 1: [dt_gap height=”10″ /] 

 

[dt_gap height=”30″ /]USUARIO

[dt_gap height=”10″ /]Una vez creado el perfil y seguridad, crearemos el Usuario a través de la ruta: Administración/ Consola de Administración/ Administración/ Usuarios/ Nuevo (símbolo de la hoja)

[dt_gap height=”10″ /]En la pestaña de Usuario le denominamos con un nombre y contraseña:[dt_gap height=”10″ /] 

[dt_gap height=”30″ /]Asignar un perfil para todas las empresas

En la pestaña de Perfiles le asignaríamos el perfil que le hemos creado y configurado su seguridad:[dt_gap height=”10″ /]

 

[dt_gap height=”10″ /]Y ya tendríamos creado nuestro Usuario.[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]En nuestro ejemplo, como le hemos marcado que no pueda acceder a ‘’Mi configuración’’ dentro de Administración, no le aparecerá para acceder:[dt_gap height=”10″ /] 

 

[dt_gap height=”30″ /]Asignar un perfil diferente a cada empresa

Para indicar diferentes perfiles para cada una de las empresas dentro de un mismo Usuario, marcaremos nuestro nuevo Usuario creado (Ej; usuario2)/ Utilidades/ Perfiles de Usuario y seleccionaremos los perfiles que queremos indicarle según la empresa:

[dt_gap height=”10″ /]En nuestro ejemplo, para la empresa 1 le indicaremos el perfil creado: curso 2:[dt_gap height=”10″ /] 

[dt_gap height=”10″ /]Y para la empresa 3 le asignaremos el perfil: Ventas: [dt_gap height=”10″ /] 

 

[dt_gap height=”30″ /]Definir visibilidad de campos

Con independencia del campo que sea, podremos decidir si queremos que vea su contenido, ocultárselo o mostrárselo visible en modo de lectura.

[dt_gap height=”10″ /]Podremos configurarlo mediante 2 opciones:[dt_gap height=”10″ /]

  1. A través de Administración/ Consola de Administración/ Seguridad/ Perfiles/ Campos/ Nuevo/ E indicar directamente la visibilidad del estado del campo. Para ello deberemos conocerlo previamente.[dt_gap height=”10″ /] 

[dt_gap height=”10″ /]

2. Nos situaremos directamente sobre el campo que queremos configurar la visibilidad y clickaremos sobre la interrogación del margen superior/ Definir seguridad de campo…[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”20″ /]

  • Si no queremos que visualice el contenido del campo: Seleccionaremos el perfil que tenga (En nuestro ejemplo el curso 2) e indicaremos como Estado: Invisible junto con el check de ‘’Aplicar a todas las tablas’’ para que no pueda modificar el campo en ninguna de las pantallas:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]De esta forma el Usuario 2 ya no podrá visualizar el contenido del campo que le hemos indicado:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”20″ /]

  • Si queremos que le aparezca el contenido del campo en modo lectura: Para que visualice el campo pero no le pueda modificar, seleccionaremos el perfil que tenga (En nuestro ejemplo el curso 2) e indicaremos como Estado: Solo Lectura junto con el check de ‘’Aplicar a todas las tablas’’ para que no pueda modificar el campo en ninguna de las pantallas:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]De esta forma el Usuario 2 podrá leer el contenido del campo, pero no podrá modificarlo:[dt_gap height=”10″ /] 

[dt_gap height=”30″ /]Definir permisos de opciones de menú

También podremos decidir las acciones que pueda realizar el Usuario dentro de una opción de menú. Ejemplo, crear, modificar o eliminar un albarán.

[dt_gap height=”10″ /]Para ello nos situaremos dentro de la opción de menú que queramos bloquear la acción y clickaremos en la interrogación superior/ Definir seguridad:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]Seleccionaremos: la empresa (Ej: 1), perfil (Ej: Curso 2), permiso: Ejecutable (Que le aparezcan las opciones) y acciones no permitidas (Desmarcaremos todas las opciones para que no pueda realizar ninguna. En nuestro ejemplo: Ni añadir, ni borrar ni modificar:[dt_gap height=”10″ /]

[dt_gap height=”10″ /]De esta forma cuando el usuario2 acceda a albaranes le aparecerán inactivos (en gris) los iconos de Añadir, Borrar o Modificar para que no pueda realizar ninguna de ellas:[dt_gap height=”10″ /]

 

[dt_gap height=”40″ /] DESBLOQUEAR ACCESO DE USUARIO

[dt_gap height=”10″ /]Muchas veces ocurre que se intenta acceder a Sage y no deja porque el Usuario se ha bloqueado por razones de mantenimiento. Puede que suceda porque se haya cerrado mal la aplicación, o porque se haya realizado algún bloqueo voluntario o involunatario…

[dt_gap height=”10″ /]Pues bien, el Usuario administrador podrá desbloquear su acceso a través de: Administrador/ Consola de administración/ Administración/ Usuarios/ Situarnos sobre el Usuario bloqueado/ Utilidades/ Bloquear Usuarios y seleccionar la opción de desbloquear:[dt_gap height=”10″ /] 

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