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Cómo sincronizar tu CRM con el ERP

Nos hemos dado cuenta de que la mayor parte de las empresas trabajan con varios programas que no comparten información entre sí, lo que implica que no seamos todo lo eficientes que podríamos llegar a ser.

¿Qué pasa cuando una empresa trabaja con un CRM y un ERP que no están sincronizados?

En esta situación la información está dividida entre las dos aplicaciones y los usuarios de una u otra no son conscientes de la información que hay en la solución a la que no pueden acceder, por lo que los datos que tienen de los clientes es información limitada y tomarán decisiones acordes a ese desconocimiento. Cierto es que siempre podrán preguntarle a algún compañero, pero… ¿dos personas para hacer una consulta a un programa? Estarás de acuerdo conmigo en que no es la solución. Otra opción podría ser dar acceso a los trabajadores tanto al CRM como al ERP, pero ya te aviso, es una locura, ya que tendrían que saber manejar con cierto nivel dos programas diferentes que no tienen nada que ver el uno con el otro porque están diseñados con objetivos distintos, con lo que se cometerían errores y volveríamos a esa situación en la que unos compañeros acaban preguntándoles a otros cómo consultar la información o cómo realizar ciertos procesos.

Otra consecuencia de no tener integrados el CRM y el ERP es que habrá que duplicar esfuerzos ya que tendremos que crear la misma información en ambas soluciones con los consiguientes errores que se puedan llegar a cometer.

Por todo esto pensamos que era imprescindible dar una solución a estas empresas y así lo hemos hecho.

¿Cómo solucionamos que un CRM y un ERP no estén sincronizados?

Nuestro equipo de desarrollo ha conseguido sincronizar Sage CRM con cualquier ERP externo, por medio de tablas intermedias, y es lo que hemos llamado CRMSync.

La información que se sincroniza se basa en los apartados:

  • potenciales
  • clientes
  • direcciones y
  • contactos

Pero además, han conseguido que se visualicen los Documentos de Venta, entre ellos los Presupuestos existentes en el ERP, en tiempo real desde Sage CRM.

¿Qué se consigue?

Para conseguir la sincronización entre el CRM y el ERP, se requiere una sincronización unidireccional del ERP a Sage CRM, de todos aquellos potenciales y clientes, así como de sus direcciones y contactos asociados.

Estos datos se sincronizan automáticamente cuando se crean desde el ERP, pero también en los siguientes casos:

  • Cuando los datos se modifican desde el ERP o
  • Cuando se eliminan o desactivan desde el ERP.

¿Cómo lo hemos hecho?

Como te contábamos, para conseguir esta sincronización utilizamos tablas intermedias para enviar los datos del ERP a Sage CRM. No vamos a entrar en el detalle de estas tablas, ya que tienen su complejidad técnica, pero sí diremos que responden a procesos especialmente programados para que la sincronización sea efectiva y coherente.

Además de estas tablas intermedias, para conseguir la sincronización se requiere disponer en Sage CRM de una serie de campos no existentes de forma estándar:

  • Código del cliente o potencial en el ERP
  • Fecha de la última sincronización desde el ERP
  • Identificador interno en el ERP
  • Etc.

Para la visualización de Documentos de Venta en tiempo real desde Sage CRM se requerirá establecer una conexión con Tablas/Vistas externas. Deberá existir visibilidad desde el servidor de Sage CRM y el servidor de BBDD del ERP, ya sea por SQL Server, o por medio de ODBC.

En cuanto al ERP, será necesario disponer de todas aquellas vistas necesarias desde la BBDD del ERP y accesibles por SQL Server, o por medio de un driver ODBC, para poder visualizar los Documentos de Ventas desde Sage CRM.

  • Vista de la Cabecera de los Presupuestos
  • Vista de las Líneas que integran los Presupuestos

¿Cada cuanto tiempo se sincronizan el CRM y el ERP?

En los casos concretos que hemos hecho, la sincronización se realiza diariamente en horario nocturno. Así se ha programado en el servidor de BBDD a petición de las empresas donde lo hemos implantado. Por lo que la información en el CRM aparecerá al día siguiente, a no ser que tengas acceso al servidor donde esté programado y puedas lanzarlo de forma manual sin tener que esperar. De todas formas, si quisieras que la frecuencia de sincronización sea otra, no tienes más que preguntarnos y estudiaremos tu caso en concreto.

En cuanto a la visualización de Documentos del ERP (Presupuestos, Pedios, etc.), esa sí será en tiempo real desde Sage CRM una vez haya sido sincronizado el Cliente/Potencial.

¿Qué conseguimos al sincronizar el CRM y el ERP?

Pero no quiero acabar este artículo sin recordar brevemente los beneficios de esta sincronización:

  • Conseguimos tener la información unificada, por lo que podremos tomar mejores decisiones
  • Simplificamos esfuerzos
  • Evitamos errores
  • Ganamos en efectividad y eficiencia

¡Piénsalo! Piensa todo lo que conseguirías con una simple sincronización. Todo son ventajas.

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Si tienes dudas o quieres que te hagamos una demostración de cómo funciona esta sincronización conocida como CRMSync, puedes llamarnos al 917 482 870 o al 933 800 852 y te ayudaremos.

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